Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

Sumber Gambar : https://www.sipas.id/

Tahukah kamu bahwa surat memiliki pengelompokan. Tujuan dari pengelompokan ini adalah untuk mempermudah mengklasifikasikan surat tersebut sehingga mudah untuk dibedakan dan disusun. adapun pengelompokan surat antara lain adalah sebagai berikut :

• Pengelompokan surat berdasarkan wujudnya
• Pengelompokan surat menurut pemakaiannya
• Pengelompokan surat menurut banyaknya (jumlah) sasaran yang dituju
• pengelompokan surat menurut sifatnya
• Pengelompokan surat menurut penyelesaiannya
• Pengelompokan surat menyurat berdasarkan isi dan maksudnya

Secara khusus pada postingan bloger kali ini kita akan membahas mengenai pengelompokan surat menurut wujudnya.

Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

1.       Surat Bersampul (surat tertutup),   

adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam suarat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya. Pengiriman surat bersampul dengan berat standar melalui kantor pos perlu dilengkapi dengan prangko. Jika berat surat melebihi batas maksimum yang telah di tentukan, perlu adanya penambahan biaya prangko sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sumber Gambar : https://id.pinterest.com/

 

2.       Kartu Pos

Adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10cm x 15cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Oleh karena kartu pos berukuran kecil, harus diusahakan agar pesan-pesan yang penting-penting saja yang disampaikan. Kartu pos tidak dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya rahasia atau confidential maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang.

Sumber Gambar :https://soloraya.solopos.com/

 

 

Kartu pos terdiri atas dua muka, bagian muka sebelah kiri merupakan tempat alamat pengirim dan sebelah kanan berisi alamat tujuan; sedangkan bagian belakang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara singkat, seperti pemesanan atau penaswaran produk.

          

3.       Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kerta tersebut dilipat akan membentuk amplop. Sebagaimana diketahui, amplop tersebut sekaligus berfungsi sebagai lembaran isi surat. Hal inilah yang membedakan warkat pos dengan surat bersampul di mana dalam warkat pos, bagian dalam amplop tersebut dapat berfungsi sebagai lembar isi surat; sedangkan dalam surat bersampul, amplop yang ada tersebut terpisah dan tidak dapat digunakan segabai lembaran isi surat. Ukuran warkat pos adalah 6cm x 12cm.

Sumber Gambar : https://www.tokopedia.com/

 

4.       Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasl dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda yang tercetak. Jadi telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. Ciri berita telegram adalah singkat. Biaya pengirimannya dihitung menurut banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Menurut jenisnya, telegram dapat dibedakan menjadi dua yaitu telegram dinas pemerintah (formulirnya berwarna biru muda, hijau muda atau kuning muda) dan telegram swasta (fromulirnya berwarna putih). Sedangkan tele (telegrafer excbange) berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh. Teleks dianggap memenuhi syarat sebagai salah satu mata rantai pertukaran arus informasi modren, karena sifatnya yang cepat, langsung, tertulis, lengkap, dapat evaluasi dan disebarkan dalam jumlah banyak, dan menjadi bukti konkret dalam berkomunikasi.

5.       Memorandum (Memo) dan Nota

Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi). Sedangkan nota adalah suatu pesan singkat yang di buat oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditunjukan, dari siapa, tentang hal apa, dan tanggal pembuatan/penulisan memo. Umumnya, penyampaian memo dan nota berasal dari pimpinan kepada pimpinan yang lain (sederajat), atau dari pimpinan kepada pegawai atau karyawannya. Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo dan nota dari karyawan kepada pimpinan  dalam suatu organisasi bisnis.

6.       Surat tanda bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. contoh surat tanda bukti yang sering dijumpai di dalam praktik antara lain: faktur, kuitansi, dan tanda terima.

Sumber : Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Surakarta: Penerbit Erlangga, 2010.