Fungsi Surat Bisnis

Sumber Gambar : https://bkpsdm.

 

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang masih digunakan hingga saat ini baik untuk kepentingan pribadimaupun sebagai kepentingan bisnis. Dalam kegiatan bisnis, surat bisnis memiliki berbagai fungsi sebagai berikut.

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lian. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektivitas, sistematika, dan kemudahan dipahami (kejelasan).
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran atau gagasan yang berkiatan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (surat kliam).
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis seseorang dapat melakukan pengecekan berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis kedepan.
4. Alat pengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan. Pada saat dibutuhkan, surat-surat tersebut dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat bebagai kagiatan yang telah dilakukan masa lalu atau sebelumnya.
5. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha surat kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis
6. Pedoman  kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat juga digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahan termasuk produk-produk yang dihasilkan (termasuk jasa) kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga/organisasi. Sebagai contoh: surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan (dapat juga diiklankan melalui media massa).

Sumber : Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Surakarta: Penerbit Erlangga, 2010.