Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Sumber Gambar : www.gramedia.com

Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokan menjadi empat jenis yaitu surat pribadi (personal), surat dinas, surat bisnis (niaga) dan surat sosial.

a. Surat Dribadi

Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Oleh karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak memiliki format penulisan baku dan cenderung bersifat informal. Penulisan surat pribadi tentu saja sangat tergantung dari kemampuan seseorang dalam mengepresikan buah pikiran, ide, ataupun gagasan yang ingin di sampaikan kepada pihak lain. Surat menyurat pribadi itu timbul dalam pergaulan sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara anak dan orang tua, antara kerabat, antara sejawa, dan anatara teman. Yang termasuk dalam kategori surat pribadi antara lain surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat belasukawan, surat ucapan terima kasih, dan sejeninya.

b. Surat Dinas

surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaiutan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Oleh karena berkaitan dengan kegiatan kedinasan dan bersifat formal surat dinas memiliki  formal penu lisan baku yang dapat di gunakan dalam kegiatan korespondensi suatu intansi tertentu. Surat dinas merupakan salah satu alah komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang bersifat pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari suatu instansi kepada instansi lainnya, dan dari instansi kepada seseorang atau sebaliknya. Yang termasuk di dalam surat dinas antara lain adalah surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, surat tugas, Surat nota, surat instruksi, surat kawat, surat kuasa,  surat perjalanan dinas, surat memo, dan surat keputusan.

c. Surat Bisnis

surat bisnis (business letters) yang juga disebut sebagai surat niaga adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti bidang usaha produksi (perusahaan percetakan, perusahaan farmasi, perusahaan mebel, perusahaan tekstil) perdagangan  (perusahaan material bangunan perusahaan ritel atau bisnis eceran) dan usaha jasa  (perusahaan jika penurunan perusahaan angkutan perusahaan asuransi, perusahaan perhotelan, perusahaan Resto, perusahaan rental audio video disc dan perbankan). Sebagaimana diketahui, usaha bisnis adalah setiap usaha yang dilakukan oleh seorang atau lebih untuk menghasilkan barang dan jasa dengan motif keuntungan (profit oriented). Yang termasuk di dalam surat bisnis antara lain: surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk surat penerima produk, surat penagihan, surat pembayaran, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat pemerintah kerja, surat perjanjian jual beli, dan surat pengaduan. Surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis karena hubungan dengan pihak ekstern (luar) organisasi perusahaan dilakukan melalui korespondensi atau surat-menyurat. Oleh karena itu, surat bisnis harus dibuat dengan sebaik-baiknya, jelas dan menarik perhatian pembaca, menggunakan bahasa yang sederhana  (mudah dipahami), serta perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang memiliki keahlian dalam bidang korespondensi.

d. Surat Sosial

Surat sosial (social leters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. Yang termasuk di dalam lembaga-lembaga sosial antara lain: lembaga, Yayasan anak yatim piatu, Yayasan anak cacat, Yayasan panti jompo, Yayasan peduli AIDS, Yayasan peduli korban narkoba, Lembaga Keagamaan, Lembaga Advokasi pelanggan, dan lembaga-lembaga sosial lainnya yang betul-betul memiliki misi sosial dan bukan berorientasi pada profit (keuntungan). Misalnya, surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan bantuan dana kepada para donatur, surat ucapan terima kasih kepada para donatur, dan surat undangan untuk menghadiri peringatan hari-hari besar keagamaan

Sumber : Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Surakarta: Penerbit Erlangga, 2010.