Setiap surat yang masuk
maupun yang keluar harus ditangani dengan baik dan teratur hal ini bertujuan
untuk mempermudah peroses pengarsipan dan penanganan surat itu sendiri untuk di
tindak lanjuti, jika tidak ada alur penanganan surat yang jelas maka setiap
surat yang masuk maupun yang keluar akan mudah hilang maupun tercecer tanpa
adanya tindak lanjut yang jelas. Adapun alur
dalam penaganan surat antara lain adalah sebagai berikut :
1.
Penerimaan Surat
Ketika
surat diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama penanganan surat
khususnya pada tahap penerimaan sangat penting. Pada tahap ini semua surat yang
diterima akan disusun sedemikian rupa, sehingga nama, alamat, dan tanggal yang
tercantum pada surat mudah untuk ditindak lanjuti untuk penaganan selanjutnya.
2.
Pembukaan Surat
Setelah
menyortir surat yang masuk, selanjutnya surat tersebut dibuka satu persatu
secara perlahan-lahan baik menggunakan alat sederhana maupun dengan menggunakan
mesin pembuka surat. Staf administrasi/ sekertaris terlebih dahulu akan
memeriksa dengan teliti, ada atau tidaknya lampiran yang menyertai surat
tersebut. Bila terdapat lampiran, gabungkanlah dengan suratnya menggunakan
penjepit kertas (klip). Jika ada lampiran yang hilang, sebaiknya staf
administrasi kantor/ sekertaris mencatat pada surat tersebut saat itu juga. Kemudian
cocokanlah alamat dalam surat dengan alamat yang tertera pada amplop.
3.
Penyortiran Surat
Setelah
surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu persatu agar dapat dipisahkan
menurut penerimaannya yaitu:
a.
Surat untuk pimpinan
b.
Surat untuk bagian lain yang dikantor
Hal-
hal yang perlu diperhatikan oleh staf administrasi kantor/ sekertaris ketika
membaca surat, yaitu sebagai berikut :
1. Ada tidaknya
hubungan surat yang dibaca sengan surat sebelumnya yang terseimpan dalam arsip,
serta komentar pimpinan megenai surat tersebut
2. Perlu tidaknya
peyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor. Kalau
perlu, sampaikanlah surat tersebut kepada pihak yang bersangkutan.
3. Ada atau tidaknya
lampiran pada surat yang dibaca, jika lampirannya hilang, masukan surat
tersebut kedalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian staf
administrasi kantor atau sekertaris. Pengirim surat juga harus diberitahuka
bahwa lampiran surat tidak ada.
4. Ada atau tidaknya
tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada hendaknya dibuat
catatan khusus untuk barang yang dikirimkan.
5. Jika isi surat
menyebutkan adanya pertemuan, batas waktu balasan surat, laporan-laporan juga
hal- hal yang lain yang perlu dicatat oleh staf administrasi atau sekertaris.
Pencatatan perlu dilakukan untuk mengingatkan pimpinan mengenai tanggal, waktu
dan tempat yang ada pada isi surat tersebut.
4.
Pendistribusian Surat
Biasanya
surat- surat yang telah dicek selanjutnya didistribusikan kepada tujuan surat
yang ada didalam surat tersebt misalnya kepada pimpinan atau kepala bagian lain
yang ada di kantor.
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.