Wednesday, December 26, 2018

Alur Dalam Penanganan Surat


Image result for staf administrasi

Setiap surat yang masuk maupun yang keluar harus ditangani dengan baik dan teratur hal ini bertujuan untuk mempermudah peroses pengarsipan dan penanganan surat itu sendiri untuk di tindak lanjuti, jika tidak ada alur penanganan surat yang jelas maka setiap surat yang masuk maupun yang keluar akan mudah hilang maupun tercecer tanpa adanya tindak lanjut yang jelas.  Adapun alur dalam penaganan surat antara lain adalah sebagai berikut :

1.      Penerimaan  Surat
Ketika surat diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama penanganan surat khususnya pada tahap penerimaan sangat penting. Pada tahap ini semua surat yang diterima akan disusun sedemikian rupa, sehingga nama, alamat, dan tanggal yang tercantum pada surat mudah untuk ditindak lanjuti untuk penaganan selanjutnya.

2.      Pembukaan Surat
Setelah menyortir surat yang masuk, selanjutnya surat tersebut dibuka satu persatu secara perlahan-lahan baik menggunakan alat sederhana maupun dengan menggunakan mesin pembuka surat. Staf administrasi/ sekertaris terlebih dahulu akan memeriksa dengan teliti, ada atau tidaknya lampiran yang menyertai surat tersebut. Bila terdapat lampiran, gabungkanlah dengan suratnya menggunakan penjepit kertas (klip). Jika ada lampiran yang hilang, sebaiknya staf administrasi kantor/ sekertaris mencatat pada surat tersebut saat itu juga. Kemudian cocokanlah alamat dalam surat dengan alamat yang tertera pada amplop.

3.      Penyortiran Surat
Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu persatu agar dapat dipisahkan menurut penerimaannya yaitu:
a. Surat untuk pimpinan
b. Surat untuk bagian lain yang dikantor

Hal- hal yang perlu diperhatikan oleh staf administrasi kantor/ sekertaris ketika membaca surat, yaitu sebagai berikut :
1. Ada tidaknya hubungan surat yang dibaca sengan surat sebelumnya yang terseimpan dalam arsip, serta komentar pimpinan megenai surat tersebut
2. Perlu tidaknya peyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor. Kalau perlu, sampaikanlah surat tersebut kepada pihak yang bersangkutan.
3. Ada atau tidaknya lampiran pada surat yang dibaca, jika lampirannya hilang, masukan surat tersebut kedalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian staf administrasi kantor atau sekertaris. Pengirim surat juga harus diberitahuka bahwa lampiran surat tidak ada.
4. Ada atau tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada hendaknya dibuat catatan khusus untuk barang yang dikirimkan.
5. Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan, batas waktu balasan surat, laporan-laporan juga hal- hal yang lain yang perlu dicatat oleh staf administrasi atau sekertaris. Pencatatan perlu dilakukan untuk mengingatkan pimpinan mengenai tanggal, waktu dan tempat yang ada pada isi surat tersebut.

4.      Pendistribusian Surat
Biasanya surat- surat yang telah dicek selanjutnya didistribusikan kepada tujuan surat yang ada didalam surat tersebt misalnya kepada pimpinan atau kepala bagian lain yang ada di kantor.



No comments:

Post a Comment

Note: Only a member of this blog may post a comment.