Hal- hal yang perlu diperhatikan oleh staf administrasi kantor/ sekertaris ketika membaca surat

Hal- hal yang perlu diperhatikan oleh staf administrasi kantor/ sekertaris ketika membaca surat, yaitu sebagai berikut :

1. Ada tidaknya hubungan surat yang dibaca sengan surat sebelumnya yang terseimpan dalam arsip, serta komentar pimpinan megenai surat tersebut

2. Perlu tidaknya peyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor. Kalau perlu, sampaikanlah surat tersebut kepada pihak yang bersangkutan.

3. Ada atau tidaknya lampiran pada surat yang dibaca, jika lampirannya hilang, masukan surat tersebut kedalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian staf administrasi kantor atau sekertaris. Pengirim surat juga harus diberitahuka bahwa lampiran surat tidak ada.

4. Ada atau tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada hendaknya dibuat catatan khusus untuk barang yang dikirimkan.

5. Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan, batas waktu balasan surat, laporan-laporan juga hal- hal yang lain yang perlu dicatat oleh staf administrasi atau sekertaris. Pencatatan perlu dilakukan untuk mengingatkan pimpinan mengenai tanggal, waktu dan tempat yang ada pada isi surat tersebut.