Tujuan & Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Sumber Gambar : http://www.kejari-jaksel.go.id
 

Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Pada materi 1 kita telah mempelajari tentang pengertian serta ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana, lalu apakah tujuannya?Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah: 

1. Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik. 

2. Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana/perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, distribusi, dan penghapusan perbekalan.

 3. Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal. 

4. Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang. 

5. M a m p u m e l a k u k a n p e n g a k h i ra n f u n g s i s a ra n a d a n p ra s a ra n a / p e r b e k a l a n dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan. 

6. Mampu mencegah dan mengambil tindak an antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun. Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana/perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi. 

7. Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal.

8. Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana/perbekalan secara bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan (Tim Dosen ASMI Santa Maria, 2008: 2).

 

Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana
Fungsi administrasi sarana dan prasarana adalah berbagai jenis kegiatan administrasi sarana dan prasarana yang berperan menunjang kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Adapun fungsi administrasi sarana dan prasarana tersebut adalah: 

1. PerencanaanPerencanaan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak atau yang tidak bergerak, sebagai pendukung pelaksanaan tugas. Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi, atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, karena tanpa ada rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan lancar.Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakuk annya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu:a. Dapat membantu dalam menentukan tujuan.b. Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan.c. Menghilangkan ketidakpastian.d. Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian, dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.  

2. PengadaanPengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana pendidikan mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki (Arum, 2006:47). 

3. PemeliharaanDi dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya. Menurut Subagyo (1990: 87) pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi fasilitas kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi, dan menyempurnakan. Tujuan pemeliharaan:  

A. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut.

B. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencekkan secara rutin dan teratur.

C. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut. Manfaat pemeliharaan: 

a. Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat. 

b. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.  

c. Dengan adanya pemeliharaan yang baik maka akan lebih terkontrol sehingga menghindar kehilangan. 

d. Dengan adanya pemeliharaan yang baik maka enak dilihat dan dipandang. 

e. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik. 

4. PenyimpananDi dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya. Penyimpanan merupak an suatu kegiatan dan usaha melakuk an pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang. Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan dan disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang (Atmodiwirio, 2005: 254). 

5. Pengawasan Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingk iran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat berupa melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk mendapatkan gambaran dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan. Selain itu pengawasan dapat pula berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib administrasi. Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan prosedur manajemen sarana dan prasarana.

 

Daftar Pustaka

Penulis :Dr. Suyitno, S.E, M.Pd. Buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana Kelas XI untuk SMK/MAK