Perlengkapan Dalam Penanganan Surat

Dalam penaganan surat, ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, yaitu sebagai berikut :

1. Baki Surat (Tray)

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Baki surat ini berfungsi sebagai tempat surat dengan tujuan tujuan untuk mempermudah dalam membeda-bedakan jenis- jenis surat yang masuk maupun yang keluar. Biasanya baki surat dapat kita temukan di atas meja staf administrasi atau sekertari atau juga bisa di meja pimpinan.

2. Secretaries Desk File 

Secretaries Desk File merupakan kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi perlengkapan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.

3. Alat Tulis Kantor

Alat tulis kantor antara lain bolpoin, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas.

4. Kertas dan Amplop 

Kertas digunakan untuk mencetak surat, dan amplop digunakan sebagai pembungkus surat ataupun dokumen.

5. Alat Pembuka Surat 

 

Alat pembuka surat dapat berupa alat manual seperti pisau pembuka surat, ataupun dengan menggunakan alat elektrik seperti mesin pembuka surat.

6. Stempel

 

Stempel berfungsi sebagai legalitas pada surat. Setiap surat yang dicetak harus distempel agar surat tersebut lebih resmi.

7. Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Buku agenda digunakan untuk mencatat data surat yang masuk atau keluar. Buku agenda harus disediakan jika penaganan surat menggunakan sistem buku agenda.